Warum Apotheken-IT besonders ist
In kaum einem anderen Geschäft hängt der Umsatz so direkt an der IT. Ohne Kasse und Warenwirtschaft kein Handverkauf, ohne Telematikinfrastruktur kein E-Rezept. Gleichzeitig verarbeitet eine Apotheke Gesundheitsdaten, die nach Artikel 9 DSGVO besonders geschützt sind.
Dazu kommt eine Besonderheit: Für viele Systeme sind unterschiedliche Firmen zuständig. Der Warenwirtschaftsanbieter betreut die Software, ein TI-Dienstleister die TI-Komponenten, der Hersteller den Kommissionierautomaten, ein Anbieter die Telefonie. Wenn etwas nicht funktioniert, verweisen alle aufeinander. Ein guter IT-Dienstleister schließt diese Lücke, statt sie zu vergrößern.
Die Checkliste
Erfahrung und Zuständigkeiten
- Kennt der Dienstleister Kassensysteme mit zertifizierter technischer Sicherheitseinrichtung, gängige Warenwirtschaften und die Anbindung an die Telematikinfrastruktur?
- Arbeitet er mit Ihrem Warenwirtschaftsanbieter und Ihrem TI-Dienstleister zusammen, statt Verantwortung hin- und herzuschieben?
- Ist schriftlich geregelt, wer für Netz, Firewall, Arbeitsplätze, TI-Komponenten, Automaten und Telefonie zuständig ist?
Netz und Sicherheit
- Sind Kasse, Warenwirtschaft, Kommissionierer, Verwaltung und Kunden-WLAN in getrennten Netzen?
- Gibt es eine Firewall mit dokumentierten Regeln und einen aktuellen Netzplan?
- Greifen Softwarehäuser und Hersteller nur über kontrollierte, protokollierte Zugänge zu, und werden diese nach der Wartung wieder geschlossen?
- Sind Administratorzugänge mit Mehr-Faktor-Anmeldung geschützt?
- Werden Updates geplant eingespielt und dokumentiert, auch an Kasse und Automat, soweit der Hersteller sie freigibt?
Backup und Notfall
- Wird die Warenwirtschaft täglich gesichert, mit einer Kopie außerhalb des Netzes?
- Wird die Wiederherstellung regelmäßig getestet, nicht nur das Backup gemeldet?
- Gibt es einen Notfallplan: Wie verkauft die Apotheke, wenn die Warenwirtschaft ausfällt, und wer wird in welcher Reihenfolge angerufen?
Support und Vertrag
- Welche Reaktionszeiten stehen im SLA, und decken die Servicezeiten Ihre Öffnungszeiten ab, einschließlich Samstag und Notdienst, falls Sie das brauchen?
- Gibt es feste Ansprechpartner, die Ihre Apotheke kennen?
- Ist die Abrechnung klar: Stundensätze, Monatspauschale und was zusätzlich kostet?
- Gehören Dokumentation, Passwörter und Netzplan Ihnen, und wie läuft die Übergabe, wenn Sie den Dienstleister wechseln?
- Gibt es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Artikel 28 DSGVO?
WLAN und Telefonie
- Reicht das WLAN für Handscanner und Tablets im Lager und im Botendienst?
- Ist das Kunden-WLAN vom Apothekennetz getrennt?
- Was passiert bei einem Ausfall von Internet oder Telefonanlage, gibt es eine Rückfallebene?
Typische Schwachstellen in Apotheken-Netzen
Bei Bestandsaufnahmen sehen wir immer wieder dieselben Muster:
- Alles in einem Netz: Kasse, Server, Automat, Drucker und Kunden-WLAN teilen sich einen Adressbereich. Ein infiziertes Gerät erreicht alles.
- Dauerhaft offene Fernwartung: Fernwartungsprogramme laufen ständig, teils mit Standardzugangsdaten, und niemand weiß, wer wann zugreift.
- Backup neben dem Server: Die Sicherung landet auf einer USB-Platte, die dauerhaft angeschlossen ist. Ein Verschlüsselungstrojaner trifft beide.
- Veraltete Systeme an Spezialgeräten: Rechner an Automaten oder Geräten laufen mit alten Betriebssystemen, weil der Hersteller nichts anderes freigibt. Solche Geräte gehören in ein eigenes, streng abgeschottetes Netz.
So läuft ein Wechsel ohne Stillstand
- Bestandsaufnahme: Geräte, Netz, Zugänge, Verträge und Zuständigkeiten erfassen.
- Abstimmung mit den Herstellern: Warenwirtschafts- und TI-Dienstleister einbinden, Termine außerhalb der Öffnungszeiten planen.
- Sofortmaßnahmen: Fernzugänge absichern, Backup testen, kritische Updates einspielen.
- Umbau in Schritten: Netze trennen und Firewall-Regeln einführen, ohne den Verkauf zu unterbrechen.
- Übergabe: Dokumentation, Ansprechpartner und SLA.
Fazit
Der richtige IT-Dienstleister für Ihre Apotheke ist nicht der mit dem niedrigsten Stundensatz, sondern der, der Kasse, Warenwirtschaft und Telematikinfrastruktur zuverlässig zusammenhält und im Ernstfall schnell da ist. Was wir für Apotheken umsetzen, steht auf der Seite IT für Apotheken. Gern prüfen wir Ihre Umgebung bei Ihnen vor Ort und online.